5. La labor de la Conferencia de las Partes
Los debates y deliberaciones sobre los puntos del orden del día se apoyan en informes de diversas entidades, tales como la Mesa de la COP, los grupos de expertos y de trabajo establecidos por la COP, la Secretaría del Convenio, la OMS o cualquier otro organismo internacional a invitación de la COP.
5.1.Funciones de la Secretaría del Convenio en apoyo de la Conferencia de las Partes
Las funciones de la Secretaría del Convenio durante la Conferencia de las Partes están claramente definidas en el Reglamento Interior (artículos 14 y 15). La responsabilidad general de organizar la COP recae en el Jefe de la Secretaría del Convenio.
El Equipo de Gobernanza y Cooperación Internacional es responsable de la organización general y del buen funcionamiento de la Conferencia de las Partes, en coordinación con otros equipos de la Secretaría del Convenio, la OMS y otros asociados externos, en particular el gobierno del país anfitrión, en su caso.
El Asesor Jurídico Senior de la Secretaría del Convenio, con el apoyo de la Oficina del Asesor Jurídico de la OMS, vela por que la Conferencia de las Partes reciba asesoramiento jurídico. Los Secretarios de la Comisión A y de la Comisión B también forman parte de la Secretaría del Convenio. Son responsables de apoyar a los presidentes en la dirección de las respectivas comisiones y de supervisar la finalización de los informes de las mismas.
5.2.Dirección de los debates
Las deliberaciones de las reuniones de la COP se rigen por los artículos 32 a 48 del Reglamento Interior.
Las sesiones de la COP normalmente se celebran de lunes a viernes de 10.00 a 13.00 horas y de 15.00 a 18.00 horas, con una pausa para almorzar entre ambas reuniones. Las sesiones tienen lugar se celebran de 10.00 a 13.00 horas. En caso necesario, pueden convocarse sesiones vespertinas de las 19.00 a las 22.00 horas.
El primer día se abre con una sesión plenaria.
El segundo día, la Conferencia de las Partes se dividirá en la Comisión A y la Comisión B, cada una de las cuales se ocupa de cuestiones específicas relacionadas con el CMCT de la OMS. Pueden celebrarse sesiones plenarias adicionales durante la reunión.
El último día se encierra con la última sesión plenaria.
5.3.Documentación
La documentación se distribuye en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas por lo menos 60 días antes de la apertura de la reunión y está disponible en el sitio web del CMCT de la OMS y en la aplicación para teléfonos inteligentes del CMCT de la OMS.
Orden del día provisional: La Secretaría del Convenio, en consulta con la Mesa, se encarga de preparar el orden del día provisional de cada reunión de la Conferencia de las Partes y de coordinar la preparación de los documentos correspondientes.
Guía para los participantes: La Secretaría del Convenio publica una Guía para los asistentes a la COP, con información detallada sobre el lugar de celebración, requisitos de visado e información logística. Dicha guía se publica en cada COP como parte de la documentación.
Diarios: El diario de la Conferencia de las Partes contiene la información más actualizada sobre las reuniones y actos programados durante la reunión. También incluye resúmenes de procedimiento de los debates. Antes de la apertura de la Conferencia se publica un diario preliminar. Los diarios están disponibles en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas, en el sitio web del CMCT de la OMS y en la aplicación para teléfonos inteligentes. Las versiones impresas se pueden recoger en el mostrador de documentación del lugar de celebración de la conferencia.
Informe de la COP: El sábado (el último día de la COP), la Conferencia de las Partes aprueba el informe provisional de la reunión. En este momento, el informe contiene un acta provisional de las sesiones hasta la hora límite del jueves a las 18.00.
Después de la reunión, la Secretaría del Convenio agrega un resumen de las reuniones y decisiones que tuvieron lugar después de la hora límite y se hace llegar a las Partes el informe completo por si tuvieran cualquier corrección que hacer. Las Partes tienen 15 días a partir de la fecha de recepción del informe para informar a la Secretaría del Convenio sobre cualquier corrección.
La Secretaría del Convenio concluye el informe y lo publica en el sitio web del CMCT de la OMS en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas.
Actas taquigráficas de las sesiones plenarias: Las actas taquigráficas son una transcripción de los debates de las sesiones plenarias. Estarán disponibles en línea unos meses después del cierre de la Conferencia de las Partes.
5.4.Serie de sesiones de alto nivel
Los períodos de sesiones de la Conferencia de las Partes podrían incluir una serie de sesiones de alto nivel, con el objetivo de reunir a Jefes de Estado o de Gobierno, ministros de diversos ministerios y jefes de organismos de las Naciones Unidas para dar a conocer el CMCT de la OMS y debatir la aplicación del tratado.
En el sitio web del CMCT de la OMS se publicará más información sobre la serie de sesiones de alto nivel, según sea necesario.
5.5.El debate general
El debate general sigue directamente al tema del orden del día titulado «Progresos realizados a escala mundial en la aplicación del CMCT de la OMS».
El debate general permite a los ministros de salud, funcionarios de alto nivel o jefes de delegaciones y grupos regionales hacer sus declaraciones.
Lista de oradores: Durante la COP, el debate general de la sesión plenaria es la única ocasión en que la Secretaría establecerá una lista de oradores con antelación. A este respecto, se invita a los gobiernos que deseen hablar sobre la evolución de la aplicación del tratado a que lo notifiquen lo antes posible a la Secretaría del Convenio.
Las intervenciones serán controladas por un «semáforo». Cada declaración estará limitada a tres minutos (330 palabras) y las declaraciones en nombre de una región de la OMS a cinco minutos (550 palabras).
5.6.Organización de los trabajos
La adopción del orden del día y la organización de los trabajos son los primeros temas que se examinarán y aprobarán en la primera sesión plenaria. Las sesiones plenarias, las reuniones de la Comisión A y de la Comisión B tienen un programa de trabajo diario, con reuniones matutinas y vespertinas y ocasionales reuniones nocturnas.
Ambas comisiones pueden establecer grupos de redacción para que las Partes interesadas lleguen a un acuerdo sobre los proyectos de decisión.
5.6.1.Plenaria: La Conferencia de las Partes comienza con una sesión plenaria presidida por el Presidente de la COP. En las sesiones plenarias se abordan cuestiones relacionadas con las deliberaciones, las solicitudes para obtener la condición de observador y el Informe sobre los progresos realizados a escala mundial. A continuación le sigue el debate general, que continúa en la segunda sesión plenaria. Por lo general, el segundo o tercer día de la reunión se convoca una sesión plenaria para validar las credenciales de los representantes de las Partes. En la sesión plenaria también se aprueban los informes de las Comisiones A y B, que contienen los proyectos de decisión y que fueron aprobados por las Comisiones.
5.6.2.Comisiones A y B: La labor de las Comisiones A y B se rige por el artículo 24 quinquies del Reglamento Interior. Por lo general, la Comisión A se encarga de la labor relativa a los instrumentos de los tratados y las cuestiones técnicas. La Comisión B se ocupa de la labor de presentación de informes, asistencia para la aplicación, cooperación internacional y asuntos institucionales y presupuestarios.
Cada comisión elige a un Presidente y dos Vicepresidentes, teniendo debidamente en cuenta la representación de cada una de las seis regiones de la OMS. Antes de la apertura de la reunión se celebrarán consultas oficiosas para seleccionar a los miembros de las comisiones. La sesión plenaria decide sobre los miembros antes de que las comisiones comiencen sus trabajos.
La Comisión A y la Comisión B no adoptan decisiones. Las comisiones presentarán sus informes con los proyectos de decisión para su adopción por la COP en sesión plenaria.
5.6.3.Grupos de redacción: Las Comisiones A y B pueden establecer grupos de redacción cuando sea necesario. Por lo general, tales grupos se convocan para permitir que las Partes lleguen a un consenso sobre un proyecto de decisión específico si no fue posible hacerlo en las reuniones de las comisiones. Cada grupo de redacción estará presidido por un representante de una Parte. La Secretaría del Convenio prestará el apoyo que sea necesario, por ejemplo para la redacción en pantalla.
5.6.4.Decisiones: Todas las decisiones de la Conferencia de las Partes relacionadas con un tema del orden del día se titulan y numeran. Comienzan con una serie de párrafos de fondo (preámbulo), que van seguidos de una serie de párrafos en los que se insta a la adopción de medidas específicas, denominados «párrafos operativos».
En el caso de algunos temas del orden del día, la COP se limitará a tomar nota del informe sin adoptar una decisión. Para otros temas, se toma una decisión tras un debate.
Antes de la reunión: Los informes a la COP a menudo contienen un proyecto de decisión, que puede utilizarse como base para futuros debates y negociaciones para una decisión final. Se alienta a las partes interesadas en presentar un proyecto de decisión antes del período de sesiones a que lo hagan lo antes posible.
Durante la reunión: Las Partes tienen derecho a proponer decisiones en la reunión, pero estas deben presentarse al menos 24 horas antes de la discusión. La Secretaría del Convenio organizará la traducción y distribuirá los proyectos de decisión como documentos de la Conferencia durante la reunión.
Las propuestas de decisión no pueden presentarse después de que se haya cerrado un punto del orden del día, a menos que la COP decida reabrir el punto del orden del día (artículo 48 del Reglamento Interior).
Para presentar un proyecto de decisión, es necesario presentarlo personalmente a la Secretaría de la sesión plenaria o de la Comisión A o la Comisión B. La presentación deberá incluir una versión electrónica y una copia impresa del texto preliminar, firmada y fechada en cada página por el iniciador, así como por el autor del proyecto y por el coproponente, si lo hubiera. También debe indicar el número del punto del orden del día bajo el que se presenta el proyecto de decisión.
Una vez presentado, el texto es editado y formateado por la Secretaría del Convenio en un documento oficial de la COP como documento de conferencia, que será traducido a los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas. La Secretaría del Convenio requiere un mínimo de 24 horas para procesar un proyecto de decisión. La norma de las 24 horas exige que se distribuya un proyecto de decisión a todas las Partes el día antes de que pueda ser examinado para su adopción. Sin embargo, esta regla puede ser derogada (artículo 33 del Reglamento Interior).
Los documentos de conferencia se distribuirán y utilizarán como base para las negociaciones. En los casos en que se haya establecido un grupo de redacción, el texto final acordado se comunicará a la comisión respectiva. Esto se hace ya sea proyectándolo en la pantalla (en cuyo caso el texto tendrá que ser leído para mejorar la interpretación) o emitiendo un documento de conferencia (si el tiempo lo permite), o se distribuirá un libro blanco en la sala.
Luego, los proyectos de decisión acordados se incluyen en un informe de las respectivas comisiones que deberá ser aprobado en la próxima sesión plenaria.
5.7.Prácticas de negociación y consulta
Las Partes pueden hacer consultas sobre el desarrollo de proyectos de decisión de varias maneras. Estas son las dos prácticas más comunes:
Negociaciones antes de la presentación: Las Partes se consultan entre sí antes de la COP y someten, si es necesario, un nuevo proyecto de decisión. Esta práctica ahorra tiempo y permite una rápida adopción.
Negociaciones después de la presentación: Las Partes deciden debatir y negociar el proyecto de decisión que figura en los documentos anteriores a la reunión en una sesión sin consulta previa. En algunos casos, algunas Partes interesadas se reunirán al margen de la reunión y elaborarán una propuesta de texto. En otros casos, se establecerá un grupo de redacción. Sin embargo, los Presidentes deberían facilitar los esfuerzos para llegar a un consenso en la medida de lo posible, ya sea en las sesiones plenarias o en las reuniones de las comisiones antes de establecer grupos de redacción.
Si no se llega a un consenso, las comisiones informarán a la sesión plenaria sobre la necesidad de decidir sobre aplazar el tema del orden del día hasta una futura reunión de la COP, tomar nota del informe sin adoptar una decisión o proceder a la votación de conformidad con los artículos 49 a 56 del Reglamento Interior.
5.8.Idiomas e interpretación
La Conferencia de las Partes es un órgano rector que sigue los procedimientos de las Naciones Unidas en materia de idiomas e interpretación. Toda la documentación oficial está disponible en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas.
Solo las reuniones plenarias, de las comisiones y las reuniones regionales oficiosas contarán con interpretación a los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas.
5.9.Disposición de los asientos
Las Partes se sentarán en orden alfabético en inglés en la primera sesión plenaria; la letra de la primera fila se sorteará antes de la reunión.
A partir del segundo día, las Partes suelen preferir sentarse según la región de la OMS. Los observadores se sentarán en un área específica. El público se sentará en la tribuna pública.
5.10.Reuniones regionales oficiosas
Las seis regiones de la OMS celebrarán reuniones regionales oficiosas diarias durante la COP. Por lo general, esas reuniones se celebran por la mañana antes de las sesiones plenarias o de las reuniones de las comisiones. El calendario de las reuniones regionales consta en los diarios.
Las reuniones regionales suelen estar presididas por coordinadores regionales, con el apoyo de los miembros de la Mesa de las respectivas regiones y con la asistencia de la Secretaría del Convenio. Las Partes de las regiones pueden decidir si invitan o no a los observadores ante la COP a participar en esas reuniones.
5.11.Reuniones bilaterales o informativas
Las delegaciones pueden organizar cualquier otra reunión bilateral o informativa. Las solicitudes de salas de reunión deberán enviarse a la Secretaría del Convenio por correo electrónico al menos 24 horas antes de la reunión. En función de la disponibilidad de salas, y por orden de llegada, la Secretaría del Convenio atenderá esas solicitudes.