5. Les travaux de la Conférence des Parties

Les débats et discussions sur les points de l’ordre du jour s'appuient sur des rapports préparés par différentes entités, dont le Bureau de la Conférence des Parties, des groupes de travail et des groupes d’experts créés par la Conférence des Parties, le Secrétariat de la Convention, l’OMS ou d'autres organismes internationaux à l’invitation de la Conférence des Parties.

5.1.  Les fonctions du Secrétariat de la Convention-cadre de l’OMS pour la lutte antitabac en appui de la Conférence des Parties

Les fonctions assumées par le Secrétariat de la Convention lors de la Conférence des Parties sont clairement définies dans le Règlement intérieur (voir articles 14 et 15). La responsabilité générale de l’organisation de la Conférence des Parties incombe au Chef du Secrétariat de la Convention.

L'équipe de Gouvernance et coopération internationale est chargée de l’organisation générale et du bon déroulement de la Conférence des Parties, en coordination avec les autres équipes du Secrétariat de la Convention, l’OMS et les partenaires extérieurs, y compris le gouvernement du pays hôte le cas échéant. 

Le Conseiller juridique du Secrétariat de la Convention, avec l’assistance du cabinet du Conseiller juridique de l’OMS, veille à ce que des conseils juridiques soient fournis à la Conférence des Parties. Les Secrétaires de la Commission A et de la Commission B sont également des membres du Secrétariat de la Convention. Ils sont chargés d'aider les présidents à diriger la conduite des travaux de leurs commissions respectives et de superviser la finalisation des rapports établis par ces dernières. 

5.2.  La conduite des débats

Les délibérations des sessions de la Conférence des Parties sont régies par les articles 32 à 48 du Règlement intérieur.

Les réunions de la Conférence des Parties se tiennent généralement du lundi au vendredi de 10 h 00 à 13 h 00 et de 15 h 00 à 18 h 00 avec une pause déjeuner dans l’intervalle. Le samedi, les réunions se déroulent de 10 h 00 à 13 h 00. Des réunions peuvent être convoquées en soirée, le cas échéant, de 19 h 00 à 22 h 00.

La première journée commence par une séance plénière.

Le lendemain, la Conférence des Parties se répartit en Commission A et Commission B, qui traitent chacune de questions spécifiques liées à la Convention-cadre de l’OMS. D’autres réunions plénières peuvent être organisées au cours de la session.

Le dernier jour se clôt avec la séance plénière finale.

5.3. Les documents

Les documents sont distribués dans les six langues officielles des Nations Unies au moins 60 jours avant l’ouverture de la session et ils sont mis à disposition sur le site Internet de la Convention-cadre de l’OMS et l’application pour smartphone WHO FCTC.

L’ordre du jour provisoire : le Secrétariat de la Convention, en consultation avec le Bureau, est chargé d'établir l’ordre du jour provisoire de chaque session de la Conférence des Parties et de coordonner la préparation des documents correspondants.

Le guide à l’usage des participants : le Secrétariat de la Convention publie un guide à l'usage des participants à la Conférence des Parties incluant des informations détaillées sur le lieu, les obligations en matière de visa et les modalités logistiques. Ce guide fait partie des documents distribués à chaque Conférence des Parties. 

Les journaux : le journal quotidien de la Conférence des Parties contient les dernières informations sur les réunions et événements organisés lors de la session. Il inclut également un compte rendu sommaire des délibérations.       
Un journal préliminaire est publié avant l’ouverture de la Conférence des Parties. Les journaux sont accessibles, dans les six langues officielles des Nations Unies, sur le site Internet de la Convention-cadre de l’OMS et sur l’application pour smartphone. Des exemplaires imprimés peuvent être retirés au guichet de documentation sur le lieu de conférence.

Le rapport de la Conférence des Parties : le samedi (dernier jour de la Conférence des Parties), la Conférence des Parties adopte le rapport provisoire de la session. Il contient à ce moment-là un compte rendu provisoire de la procédure suivie jusqu’à l'heure limite fixée au jeudi 18 h 00.

Après la session, le Secrétariat de la Convention ajoute un compte rendu des débats tenus et des décisions adoptées après l'heure limite. Le rapport complet est ensuite adressé aux Parties pour correction. Les Parties disposent de 15 jours après la date de réception du texte pour informer le Secrétariat de la Convention de toute correction qu’elles désirent y voir apporter.

Le rapport est alors finalisé par le Secrétariat de la Convention avant d’être publié sur le site Internet de la Convention-cadre de l’OMS dans les six langues officielles des Nations Unies. 

Le compte rendu in extenso des réunions plénières : le compte rendu in extenso est une transcription des débats des réunions plénières. Il sera mis en ligne quelques mois après la clôture de la Conférence des Parties.

5.4. Le segment de haut niveau

Les sessions de la Conférence des Parties peuvent inclure un segment de haut niveau. Ce dernier a pour objectif de réunir les chefs d’État ou de Gouvernement, les ministres de différents ministères et les directeurs d'organismes des Nations Unies afin d’augmenter la visibilité de la Convention-cadre de l’OMS et de discuter de la mise en œuvre du traité.

De plus amples informations sur le segment de haut niveau seront publiées sur le site Internet de la Convention-cadre de l’OMS, le cas échéant.

5.5. Le débat général

Le débat général suit directement le point de l’ordre du jour intitulé « Rapport sur les progrès mondiaux réalisés dans la mise en œuvre de la Convention-cadre de l’OMS ».

Il offre l'occasion aux ministres de la santé, aux hauts responsables ou chefs de délégations et de groupes régionaux de faire une déclaration.

La liste des orateurs : le débat général qui intervient pendant la réunion plénière est le seul moment de la Conférence des Parties pour lequel le Secrétariat établit à l'avance une liste des orateurs. À cet effet, les gouvernements qui souhaitent s’exprimer sur l’évolution de la mise en œuvre du traité sont invités à en informer le Secrétariat de la Convention dès que possible.

La durée des interventions sera contrôlée par un système de feux de signalisation. Elle est limitée à trois minutes (330 mots) pour les déclarations individuelles et à cinq minutes (550 mots) pour les déclarations prononcées au nom d'une région de l’OMS. 

5.6. L'organisation des travaux

L'adoption de l'ordre du jour et l'organisation des travaux sont les deux premiers points examinés et adoptés lors de la première réunion plénière. Les réunions plénières et celles de la Commission A et de la Commission B suivent un programme de travail quotidien, prévoyant des réunions le matin et l'après-midi, ainsi que des réunions occasionnelles en soirée.

Des groupes de rédaction peuvent être créés par les deux commissions afin de parvenir à un accord des Parties intéressées sur les projets de décision.

5.6.1 Les réunions plénières. La Conférence des Parties s'ouvre par une réunion plénière présidée par le Président de la Conférence des Parties. Cette séance plénière traite des questions liées aux procédures, des demandes de statut d'observateur et du rapport sur les progrès mondiaux. S’ensuit le débat général qui continue lors de la deuxième réunion plénière. Généralement, une réunion plénière est convoquée le deuxième ou le troisième jour de la session afin de valider les pouvoirs des représentants des Parties. Les rapports des Commissions A et B qui contiennent les projets de décision et ont été acceptés par les Commissions sont également adoptés en réunion plénière.

5.6.2 Les Commissions A et B. Les travaux des Commissions A et B sont régis par l’article 24 quinquies. La Commission A est généralement chargée des travaux sur les instruments conventionnels et les questions techniques. La Commission B est chargée des travaux sur les rapports, l’assistance à la mise en œuvre, la coopération internationale et les questions institutionnelles et budgétaires.

Chaque commission élit un président et deux vice-présidents, en tenant dûment compte de la représentation de chacune des six régions de l’OMS. Des consultations informelles visant à choisir les représentants qui siègeront au sein des commissions doivent avoir lieu avant l’ouverture de la session. La réunion plénière décide de la composition des commissions avant le début de leurs travaux.

La Commission A et la Commission B n’adoptent pas de décisions. Elles présenteront leurs rapports contenant les projets de décisions à adopter par la Conférence des Parties lors d'une réunion plénière.

5.6.3 Les groupes de rédaction. Les Commissions A et B peuvent constituer tout groupe de rédaction qu’elles jugent nécessaire. En règle générale, des groupes de rédaction sont créés afin de permettre aux Parties de parvenir à un consensus sur un projet de décision donné lorsque les réunions des commissions n’ont pas permis d’en dégager un. Chaque groupe de rédaction est présidé par un représentant d'une Partie. Le Secrétariat de la Convention fournit l'aide nécessaire, notamment pour la transcription en direct.

5.6.4 Les décisions. Toutes les décisions de la Conférence des Parties liées à un point de l’ordre du jour comportent un titre et un numéro. Ils commencent par le numéro des paragraphes de contexte (préambule), suivi du numéro des paragraphes préconisant des mesures spécifiques, appelés paragraphes opérationnels.

Pour certains points de l’ordre du jour, la Conférence des Parties prend simplement note du rapport sans adopter de décision. Pour d'autres, une décision est adoptée après un débat.

Avant la session : les rapports présentés à la Conférence des Parties contiennent souvent un projet de décision, qui peut servir de base à des discussions plus approfondies et aux négociations en vue d'aboutir à une décision finale. Les Parties qui souhaitent proposer un projet de décision avant la session sont encouragées à le faire dès que possible. 

Pendant la session : les Parties sont en droit de proposer des décisions lors d'une session mais celles-ci doivent être communiquées au moins 24 heures avant leur discussion. Le Secrétariat de la Convention se chargera de la traduction et de la transmission des projets de décision sous forme de Documents de Conférence au cours de la session. 

Aucune proposition de décision ne peut être déposée après la clôture d'un point de l’ordre du jour, à moins que la Conférence des Parties ne décide de rouvrir ledit point (voir article 48 du Règlement intérieur).

Pour être déposé, un projet de décision doit être remis en mains propres au Secrétaire de la réunion plénière ou de la Commission A ou de la Commission B. Une version électronique et un exemplaire imprimé du projet de texte, daté et signé sur chaque page par l'auteur de la proposition, et le cas échéant par son co-auteur, doivent être communiqués. Le numéro du point de l'ordre du jour au titre duquel le projet de décision est déposé doit également être mentionné.

Une fois soumis, le texte est édité et formaté par le Secrétariat de la Convention en un document officiel de la Conférence des Parties, un Document de Conférence, qui sera traduit dans les six langues officielles des Nations Unies. Il faut 24 heures au minimum au Secrétariat de la Convention pour traiter un projet de décision. D'après la règle des 24 heures, pour être soumis à adoption, un projet de décision doit avoir été communiqué à toutes les Parties la veille. Cette règle peut toutefois être levée (voir article 33 du Règlement intérieur).

Les Documents de Conférence sont distribués et servent de base aux négociations. Dans le cas où un groupe de rédaction a été créé, le texte final convenu est présenté à la Commission dont il relève. Pour ce faire, il peut être projeté sur écran (auquel cas le texte sera lu à voix haute afin d’en faciliter l’interprétation) ou distribué sous la forme d'un Document de Conférence (si le temps le permet) ou d'un livre blanc qui circule dans la salle.

Les projets de décision approuvés sont ensuite inclus dans le rapport de la Commission correspondante qui sera soumis pour adoption lors de la réunion plénière suivante.

5.7. Les pratiques de négociation et de consultation

Les Parties disposent de différentes voies de consultation pour élaborer des projets de décision. Voici les deux méthodes les plus fréquentes :

Négociations avant le dépôt du projet de décision. Les Parties se consultent mutuellement avant la Conférence des Parties et proposent, le cas échéant, un nouveau projet de décision. Cette méthode permet un gain de temps et l’adoption rapide de la décision.

Négociations après le dépôt du projet de décision. Les Parties décident de discuter et de négocier le projet de décision contenu dans les documents distribués en amont de la session pendant cette dernière sans consultation préalable. Dans certains cas, plusieurs Parties intéressées se réunissent en marge de la réunion et présentent une proposition de texte. Dans d'autres cas, un groupe de rédaction est créé. Toutefois, les Présidents de commission devraient ne ménager aucun effort pour parvenir à un accord par consensus dans le cadre des réunions plénières ou de commission avant de constituer un groupe de rédaction.

Si aucun consensus ne se dégage, les commissions communiqueront à la réunion plénière la nécessité d'adopter la décision de renvoyer le point de l'ordre du jour à une session ultérieure de la Conférence des Parties, de prendre note du rapport sans adopter de décision ou de procéder au vote conformément aux articles 49 à 56.

5.8.  Langues et interprétation

La Conférence des Parties est une réunion d'organe directeur qui suit les procédures des Nations Unies en ce qui concerne les langues et l'interprétation. Tous les documents officiels sont mis à disposition dans les six langues officielles des Nations Unies.

Un service d'interprétation vers les six langues officielles des Nations Unies est prévu uniquement pour les réunions plénières, les réunions de commissions et les réunions régionales informelles.

5.9. L'attribution des sièges

Les sièges seront attribués aux Parties par ordre alphabétique anglais pour la première réunion plénière, la lettre de la première rangée étant tirée au sort avant la session.

À partir du deuxième jour, les Parties préfèrent généralement se regrouper par région de l’OMS. Les observateurs seront assis dans une zone spécifique. Le public sera placé dans la tribune réservée au public.

5.10. Les réunions régionales informelles

Les six régions de l’OMS organisent des réunions régionales informelles quotidiennes tout au long de la Conférence des Parties. Ces dernières se tiennent généralement le matin avant la réunion plénière ou les réunions des Commissions. Le programme des réunions régionales sera indiqué dans les journaux.

Ces réunions sont habituellement présidées par les coordonnateurs régionaux, avec le soutien des Membres du Bureau des régions respectives et l’assistance du Secrétariat de la Convention. Il appartient aux Parties des différentes régions de décider si elles souhaitent inviter des observateurs à la Conférence des Parties à participer à ces réunions.

5.11. Les réunions d'information et réunions bilatérales

Les délégations ont la possibilité d'organiser d'autres réunions bilatérales ou réunions d’information. Les demandes de réservation de salles de réunion doivent être adressées au Secrétariat de la Convention par courrier électronique au moins 24 heures avant la réunion. Le Secrétariat répondra favorablement à ces demandes sous réserve de disponibilité des salles, en appliquant le principe du « premier arrivé, premier servi ».